Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

A. OBJECTIFS
Rioux Paysagistes peut être appelée à recueillir, à détenir, à utiliser ou à communiquer à
des tiers des renseignements personnels obtenus dans le cadre de l’exécution de ses
travaux et activités. Dans ce contexte, la présente politique de confidentialité et de
protection des renseignements personnels vise à établir les principes régissant la collecte,
l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements
personnels par Rioux Paysagistes afin d’assurer la protection de ceux-ci (« Politique »).
À cette fin, la Politique a notamment pour but de :
(i) Désigner et prévoir le rôle et les responsabilités du Responsable à la protection des
renseignements personnels (« RPRP ») et de l’ensemble des employés de Rioux
Paysagistes (« membre du Personnel »);
(ii) Établir des règles particulières en matière de collecte, d’utilisation, de communication,
de conservation, de destruction, de droit d’accès et de rectification des renseignements
personnels.
B. DÉFINITIONS
Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne
physique et qui permet directement ou indirectement de l’identifier.
Il peut être notamment de nature :
•Identitaire – à titre d’exemple : nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance,
etc.
•Financière – à titre d’exemple : salaire, carte de crédit, compte de banque, etc.
•Fiscale – à titre d’exemple : numéro d’assurance sociale, etc.
Exception :
Les renseignements personnels qui concernent une personne physique exerçant une fonction au sein
d’une entreprise, tels que son nom, son titre et sa fonction, de même que l’adresse, l’adresse de courrier
électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail ne sont pas visés par la présente Politique.
Un renseignement personnel est considéré comme sensible lorsqu’il, de par sa nature
notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du contexte de son
utilisation ou de sa communication, suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière
de vie privée.
Pour les fins de la présente Politique, la référence au terme « renseignement personnel »
inclut également un renseignement personnel sensible.

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C. CADRE RÉGLEMENTAIRE
Cette Politique est établie conformément aux obligations qui incombent à Rioux
Paysagistes en vertu de la Loi secteur privé et tout règlement qui s’y rattache.
D. PORTÉE
Cette Politique vise tous les renseignements personnels, tels que définis à la section B,
quelle que soit la nature de leur support et la forme sous laquelle ils sont accessibles :
écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
E. PERSONNES VISÉES ET RESPONSABILITÉS
Le Personnel est tenu de respecter la présente Politique pendant la durée de son emploi.
Chaque membre du Personnel est également tenu à une obligation de confidentialité et
de loyauté relativement notamment aux renseignements, aux informations ou aux
documents auxquels il a accès dans le cadre de son emploi, incluant les renseignements

personnels, et ce, quelle que soit la nature de leur support et la forme sous laquelle ceux-
ci sont accessibles (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre). Cette

obligation de confidentialité inclut une obligation de ne pas les utiliser (pour son propre
bénéfice ou le bénéfice d’une tierce personne), les divulguer, les reproduire ou les
transmettre à quiconque, sauf exception prévue à la loi.
F. OBLIGATIONS
La protection des renseignements personnels doit être assurée durant tout le cycle de vie
de ces derniers, c’est-à-dire lors de la collecte, l’utilisation, la communication, la
conservation et la destruction.

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1. COLLECTE ET CONSENTEMENT
Collecte
Avant la collecte
Chaque membre du Personnel, avant de recueillir pour Rioux Paysagistes, dans le cadre
de ses fonctions, un renseignement personnel concernant une personne physique, doit
préalablement :
(i) Déterminer les fins pour lesquelles il veut collecter les renseignements personnels et
s’assurer d’avoir un intérêt sérieux et légitime avant de recueillir des renseignements
personnels sur autrui;
(ii) Limiter la collecte aux renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées
avant la collecte;
(iii) Recueillir les renseignements personnels par des moyens licites (c’est-à-dire légaux
et légitimes);
(iv) Prendre les mesures de sécurité pour assurer la protection des renseignements
personnels qui seront collectés;
(v) Recueillir les renseignements personnels auprès de la personne concernée, à moins
que celle-ci ne consente à la cueillette auprès de tiers ou que la loi l’autorise.
Obligation d’information/de transparence lors de la collecte
Lors de la collecte, et par la suite sur demande, chaque membre du Personnel qui recueille
des renseignements personnels pour Rioux Paysagistes auprès de la personne
concernée doit informer celle-ci, en termes simples et clairs, des éléments suivants :
(i) Des fins auxquelles ces renseignements personnels sont recueillis;
(ii) Des moyens par lesquels les renseignements sont recueillis;
(iii) De ses droits d’accès et de rectification de ses renseignements personnels prévus
par la loi;
(iv) De son droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des
renseignements recueillis;
(v) Le cas échéant, du nom des tiers pour qui la collecte est faite, des catégories de
personnes à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements personnels aux
fins pour lesquelles ils sont recueillis et de la possibilité que les renseignements soient
communiqués à l'extérieur du Québec.

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Sur demande, la personne concernée doit également être informée :
(i) Des renseignements personnels recueillis auprès d’elle;
(ii) Des catégories de personnes qui ont accès à ces renseignements au sein de
l’entreprise;
(iii) De la durée de conservation de ces renseignements;
(iv) Des coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.

Consentement
Si Rioux Paysagistes respecte son obligation d’information/de transparence lors de la
collecte auprès de la personne concernée, elle peut considérer que cette personne a
consenti à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels qui sont
nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
Chaque membre du Personnel doit toutefois obtenir le consentement de la personne
concernée pour recueillir ses renseignements personnels auprès d’un tiers, s’il utilise
ceux-ci à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis ou s’il les
communique à un tiers, et ce, sauf certaines exceptions.
Pour être valide, le consentement de la personne concernée doit être :
(i) Manifeste : certain et sans ambiguïté.
(ii) Libre : exprimé sans condition, contrainte ou menace.
(iii) Éclairé : formulé en connaissance de sa portée. Le membre du Personnel requérant
le consentement doit lui prêter assistance afin de l’aider à comprendre la portée du
consentement donné.
(iv) Donné à des fins spécifiques.
(v) Demandé en termes simples et clairs.
(vi) Demandé pour chacune des fins spécifiques.
(vi) Présenté distinctement de toute autre information communiquée à la personne
concernée lorsque demandé par écrit.
Le consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour
lesquelles il est demandé.
En cas de refus de la personne concernée d’octroyer son consentement, le membre du
Personnel qui a fait la demande doit informer immédiatement par écrit le RPRP.

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Le RPRP procédera à l’analyse de la situation et déterminera si l’absence de
consentement permet à Rioux Paysagistes de refuser d’acquiescer à une demande en
raison du refus de la personne visée par la demande selon les cas permis par la Loi
secteur privé.
2. UTILISATION
Tout membre du Personnel qui doit utiliser des renseignements personnels dans le cadre
de ses fonctions ne peut les utiliser qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf
si la personne concernée consent à l’utilisation de ses renseignements personnels à
d’autres fins.
Cependant, un renseignement personnel peut être utilisé à une autre fin sans le
consentement de la personne concernée dans les seuls cas suivants :
(i) lorsque son utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles il a été
recueilli;
(ii) lorsque son utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée;
(iii) lorsque son utilisation est nécessaire à des fins de prévention et de détection de la
fraude ou d’évaluation et d‘amélioration des mesures de protection et de sécurité;
(iv) lorsque son utilisation est nécessaire à des fins de fourniture ou de livraison d’un
produit ou de prestation d’un service demandé par la personne concernée;
(v) lorsque son utilisation est nécessaire à des fins d’étude, de recherche ou de
production de statistiques et qu’il est dépersonnalisé.
3. COMMUNICATION
Accès interne aux renseignements personnels
L’accès aux renseignements personnels doit être limité aux seules personnes ayant la
qualité pour les recevoir au sein de Rioux Paysagistes lorsque ces renseignements sont
nécessaires à l’accomplissement de leurs fonctions.
Communication aux personnes autorisées par la personne concernée
Les renseignements personnels d’une personne concernée ne peuvent être
communiqués à des tiers (personne morale ou physique), sous réserve d’avoir obtenu
préalablement son consentement à une telle communication ou d’une exception prévue
par la Loi secteur privé.
Communication à des tiers autorisée par la Loi secteur privé sans le consentement
de la personne concernée

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En vertu de la Loi secteur privé, il est possible pour Rioux Paysagistes de devoir
communiquer, à des fins légitimes, des renseignements personnels à des tiers sans le
consentement de la personne concernée, dont notamment dans les cas suivants :
(i) Lorsque permis par la Loi secteur privé notamment :
• Lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou
l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise;
Dans ce cas, Rioux Paysagistes doit confier le mandat ou le contrat par écrit à la
personne ou à l’organisme.
De plus, à moins que les renseignements personnels ne soient communiqués à un
membre d’un ordre professionnel ou à un organisme public, il faut que le mandat ou
le contrat prévoie les mesures de protection qui s’imposent au mandataire ou à
l’exécutant du contrat afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements
personnels obtenus, pour que ceux-ci ne soient utilisés que dans l’exercice du
mandat ou l’exécution du contrat de service et pour qu’ils ne soient pas conservés
après leur expiration.
• Lorsque la communication est faite à l’autre partie à une transaction
commerciale telle que défini aux présentes;
Dans ce cas, une entente doit préalablement être conclue avec l’autre partie à la
transaction, stipulant notamment que cette dernière s’engage :
- À n’utiliser le renseignement qu’aux seules fins de la conclusion de la
transaction commerciale;
- À ne pas communiquer le renseignement sans le consentement de la personne
concernée, à moins d’y être autorisée par la présente loi;
- À prendre les mesures nécessaires pour assurer la protection du caractère
confidentiel du renseignement;
- À détruire le renseignement si la transaction commerciale n’est pas conclue ou
si l’utilisation de celui-ci n’est plus nécessaire aux fins de la conclusion de la
transaction commerciale1
.

• Lorsque la communication est faite à une personne ou à un organisme ayant
pouvoir de contraindre leur communication et qui les requiert dans l’exercice de
ses fonctions;
• Lorsque la communication est faite à une personne à qui cette communication doit
être faite en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou
la sécurité de la personne concernée;

1 Loi secteur privé, RLRQ, c. P-39.1, article 18.4.

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• Lorsque la communication est faite à une personne qui, en vertu de la loi, peut
recouvrer des créances pour autrui et qui le requiert à cette fin dans l’exercice de
ses fonctions;
• Lorsque la communication est faite à une personne si le renseignement est
nécessaire aux fins de recouvrer une créance de l’entreprise.
(ii) Lorsque requis par la loi ou qu’une autorité compétente l’exige.
Registre des communications à des tiers
Rioux Paysagistes doit tenir un registre à jour des renseignements personnels
communiqués notamment dans le cadre des exceptions permises par la Loi secteur
privé décrites à la sous-section précédente. Ainsi, chaque membre du Personnel qui,
dans l’exercice de ses fonctions, communique des renseignements personnels sur autrui
à un tiers dans les cas d’exception susmentionnés doit inscrire cette communication dans
un registre prévu à cet effet.

Niveau de protection
Tout membre du Personnel qui communique, à l’interne ou à une tierce partie, des
renseignements personnels dans le cadre de ses fonctions, que ce soit dans le cadre
d’une communication autorisée par la personne concernée ou une disposition de la Loi
secteur privé, doit :
• Veiller à appliquer les mesures de sécurité énoncées à la présente Politique pour
en préserver le caractère confidentiel;
• Limiter la communication qu’aux renseignements nécessaires aux fins poursuivies
par la communication.

4. CONSERVATION
Sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi, les renseignements personnels
collectés ne doivent être conservés que pour la période nécessaire à l’accomplissement
des fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
Si vous souhaitez en apprendre davantage sur la durée de conservation des
renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec le RPRP dont les
coordonnées figurent à la section G « Responsable de la protection des
renseignements personnels et l’application ».

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5. DESTRUCTION
Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis sont
accomplies, ces derniers doivent être détruits, sous réserve d’un délai de conservation
prévu par une loi.
Toute destruction de renseignements personnels devra être documentée par écrit et
inscrite dans un registre à cette fin, lequel registre devra être tenu à jour par le RPRP.
6. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE (« EFVP »)
L’EFVP est une démarche préventive visant à mieux protéger les renseignements
personnels et à mieux respecter la vie privée des personnes physiques. Elle consiste à
considérer tous les facteurs qui auront un impact positif ou négatif pour le respect de la
vie privée des personnes concernées.
Lorsqu’applicable, Rioux Paysagistes procédera à la réalisation d’une EFVP afin
d’identifier les risques d’atteinte à la vie privée engendrés par la collecte, l’utilisation, la
communication, la conservation ou la destruction des renseignements et l’évaluation de
leurs impacts. Rioux Paysagistes verra également à mettre en place des stratégies pour
éviter ces risques ou les réduire efficacement et prendre toutes les mesures afin de
protéger efficacement ces renseignements personnels.
7. MESURES DE SÉCURITÉ
Afin de protéger les renseignements personnels que Rioux Paysagistes recueille, détient,
utilise, communique, conserve et détruit, Rioux Paysagistes a adopté diverses mesures
de sécurité. Ces mesures de sécurité sont adaptées au degré de sensibilité des
renseignements personnels, à la finalité de leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition
et à leur support.
En outre, lorsque Rioux Paysagistes recueille des renseignements personnels par
courriel, Rioux Paysagistes utilise uniquement l’information requise en lien avec ses
activités pour effectuer ses travaux, en assurant de préserver la confidentialité. Rioux
Paysagistes prend également les mesures de sécurité suivantes :

1. Désignation d’une personne responsable de la protection des renseignements
personnels.
2. Élaboration d’un cadre de gouvernance en matière de protection des
renseignements personnels.
3. Bonifier les informations de durée de conservation des renseignements aux
clients et aux employés lors de la collecte de leurs informations personnelles.
4. Détruire ou rendre anonyme les renseignements recueillis dans certaines
circonstances.

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5. Évaluer les risques en matière de vie privée à l’intérieur de l’organisation.
6. Obtenir, au préalable, le consentement de la personne pour utiliser ses
renseignements à des fins de prospection commerciale.
7. Tenir un registre d’incident de confidentialité impliquant un renseignement
personnel.
8. S’il y a lieu, prendre des mesures afin de diminuer le risque qu’un préjudice soit
causé aux personnes concernées.
9. Aviser la Commission et les personnes concernées de tout incident présentant
un risque sérieux.

8. INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ ET TENUE D’UN REGISTRE DES INCIDENTS DE
CONFIDENTIALITÉ
On entend par « incident de confidentialité » l’accès, l’utilisation ou la communication non
autorisés par la loi à un renseignement personnel, de même que la perte d’un
renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
Tout membre du Personnel qui a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité
impliquant un renseignement personnel qu’il détient s’est produit doit prendre les mesures
raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé, communiquer avec le
RPRP afin de traiter de l’incident de confidentialité et éviter que de nouveaux incidents de
même nature ne se produisent.
De plus, un registre des incidents de confidentialité doit être tenu par Rioux
Paysagistes.
G. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET
L’APPLICATION
La personne ayant la fonction de RPRP au sein de l’entreprise est :
Nom : Nicolas Rioux
Titre du Responsable de la protection des renseignements personnels : Adjointe
administrative
Adresse : 675, rue Jean-Rioux Trois-Pistoles (Québec) G0L 4K0
Téléphone : 418-857-2222 poste : 1
Courriel : info@riouxpaysagistes.com
Le RPRP veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi secteur privé. Le RPRP
veille également au respect de la présente Politique.

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H. DEMANDE D’ACCÈS À L’INFORMATION ET DE RECTIFICATION
Une personne concernée a un droit d'accès et un droit de rectification en ce qui concerne
ses renseignements personnels, et ce, notamment en vertu des articles 27 à 30 de la Loi
secteur privé et des articles 37 à 40 du Code civil du Québec. Toute demande d’accès ou
de rectification formulée par une personne concernant ses renseignements personnels
doit être transmise au RPRP pour étude et réponse. Le RPRP répondra à la demande
dans les 30 jours de sa réception.
I. PLAINTE
Toute plainte concernant le traitement des renseignements personnels devra être
acheminée au RPRP pour étude et réponse.

J. ENTRÉE EN VIGUEUR ET MISE À JOUR

La Politique est en vigueur à compter du 2023-09-25.
La présente Politique pourrait être mise à jour par Rioux Paysagistes en tout temps afin
de l’adapter à la réalité organisationnelle de Rioux Paysagistes ou advenant toute
modification au cadre législatif applicable en la matière.
Pour vous assurer d’avoir l’information la plus à jour, visitez régulièrement le site Web de
Rioux Paysagistes ou veuillez communiquer avec notre RPRP.
La date de dernière mise à jour de la Politique est le 2024-01-30.